AiContactSafe - формы обратной связи. Обзор RSContact. Бесплатный модуль обратной связи Joomla Невыносимый обратной связи копию письма

Деловое общение – это свой мир со своими законами. От того как мы соблюдаем эти законы зависит многое: впечатление, которое мы производим на коллег и партнеров, продуктивность работы и даже продвижение по карьерной лестнице.

Особое место в деловом общении занимает деловая переписка, которая является повседневной обязанностью большинства офисных работников и не только. Умение правильно вести деловую переписку может стать хорошим подспорьем для заключения выгодных сделок и формирования вашего делового имиджа.

Давайте рассмотрим некоторые особенности делового письма. Итак, деловая переписка - это:

использование шаблонных фраз и клише
эмоциональная нейтральность,
смысловая точность и лаконичность изложения,
грамотно выстроенная аргументация.

Деловая переписка на английском языке – это тот же набор правил и клише, некоторые из которых мы рекомендуем использовать всем, кто работает с иностранными партнерами или в международных компаниях. Мы предлагаем вашему вниманию несколько полезных фраз, которые украсят вашу деловую переписку. Эти фразы подчеркнут ваш профессионализм и помогут сформировать имидж делового человека. Начн?м!

1.Please find attached

Начнем с классики. Часто приходится прикреплять к письму различные документы или иные файлы. Для того чтобы уведомить получателя о наличии вложения отлично подойдет данная фраза. Ведь слово «Attachment» в переводе означает «вложение». Фразу следует использовать в конце письма.

Приведем пару примеров использования:

Please find attached my portfolio.
Please find attached copy of the agreement/contract.

2.I have forwarded

Эту фразу можно использовать, если вам необходимо переслать письмо другим получателям. Чтобы уведомить об этом адресата, отлично подойдет фраза «I have forwarded». Например:

I have forwarded Anna’s CV to you.
I have forwarded John’s email to you.

3.I’ve cc’ed

Человек, непосвященный во все тайны особенностей деловой переписки, может и не понять, что значит это странное сокращение. Но мы-то профессионалы. «I’ve cc’ed» – сокращение, которое расшифровывается, как I have carbon copied. Фраза означает «поставить кого-то в копию для получения писем».

Так что если вам нужно кого-то поставить в известность о том, что вы поставили в копию других получателей – смело используйте эту фразу. К примеру:

I’ve cc’ed Sara on this email.
I’ve cc’ed Jack and Jimmy on these emails.

Что касается сокращений, которые нельзя использовать в деловой переписке – для этого случая обычно делают исключение.

4.For further details

Данная фраза – проверенный способ вежливо завершить ваше письмо на английском. «For further details», означает «для более подробной информации», «более подробно». Примеры использования:

For further details contact me any time.
For further details write to our Sales-manager.

Еще одна фраза, которая поможет вам вежливо закончить – «If you have any questions, please do not hesitate to contact me». В переводе это означает «Если у Вас возникли вопросы, смело пишите мне».

5.I look forward to

Фраза «look forward», означает «ждать с нетерпением». Так что если вы с нетерпением ожидаете ответа или какого-то другого действия от адресата, то будет вполне уместно употребить эту фразу. К примеру:

I look forward to your answer.
I’m looking forward to your reply.

Фразу лучше использовать в конце письма.

При написании письма необходимо быть вежливыми даже когда вам не очень этого хочется. Умение составлять грамотные письма в любой ситуации отражает ваш профессионализм, воспитанность и знание деловой этики. В заключение напомним, что в деловой переписке вы должны показать точность формулировок и безупречную грамотность. Также недопустимо использование сокращений (за редким исключением).

Пишите электронные письма на английском правильно, дорогие друзья! Успехов!

Когда люди знакомятся офлайн, обращают внимание на такие атрибуты успешности, как обувь, часы и визитка.

Они по умолчанию уже многое могут сказать о человеке, его статусе, аккуратности, вкусу, внимании к деталям и т.д.

А когда первое общение происходит онлайн, этим атрибутом становится электронное письмо.

И в ситуации, когда деловые отношения только-только начинают завязываться, любая деталь может не просто повлиять на мнение о вас как о профессионале, но даже заставить потенциального клиента отказаться от дальнейшего общения.

Хорошо то, что на этом этапе коммуникации вы в состоянии напрямую воздействовать на конечный результат: быть сделке или нет.

Если же вы привыкли выглядеть и работать фирменно, с иголочки, то эта информация может оказаться для вас полезной.

Скелет классического делового e-mail

Элемент №1. Фирменный почтовый адрес

Если уже мы начали говорить о e-mail переписке, то давайте начнем с самого начала – с электронного адреса.

Во-первых, если у вас нет корпоративного адреса, регистрируйте свой почтовый ящик на серьезных сервисах.

Во-вторых, позаботьтесь о фирменном адресе. Забудьте про всякие «крошка[email protected]» или «супермен[email protected]».

Не удивляйтесь, что мы затронули такую очевидную тему. Нам периодически приходится открывать е-мейлы, адреса которых выглядят, мягко говоря, непрофессионально.

Элемент №2. Шаблон в корпоративном стиле

Внешний вид письма – то самое первое впечатление, о котором говорят «неизгладимое». Именно здесь начинается любовь или неприязнь с первого взгляда.

Оформить корпоративный шаблон не составит труда, даже если вы не знакомы с программированием. Вот всего несколько советов, которые помогут выделить ваш e-mail среди тонны других:

подберите шрифт по вкусу, учитывая при этом размер и цвет текста (в электронных документах желательно использовать шрифты без засечек, например – Verdana, Tahoma, Arial, Calibri);

отформатируйте текст (например, по левому краю);

добавьте в начало письма картинку со своим лого (интерфейсы популярных почтовых сервисов позволяют вставить иллюстрацию в текст);

настройте автоматическую подпись (чуть ниже рассмотрим, какую информацию стоит здесь указывать).

Элемент №3. Приветствие

Возможно, кому-то этот пункт покажется банальным и недостойным внимания. Но нам довелось видеть не один десяток писем, авторы которых не посчитали нужным поприветствовать получателей своих электронных опусов.

(Особенно это касается новичков-вебрайтеров)

Друзья, здороваться с человеком – это даже не первое правило этики, а то, без чего невозможно представить нормальный и уважительный диалог.

Кстати, приветствовать человека стоит не только в первом письме, но и при дальнейшей переписке. В этом случае можно не ограничиваться банальным «Здравствуйте» , а проявить более глубокий интерес к личности собеседника.

Например: «Приветствую, Иван Иванович! Как прошли выходные?» .

Элемент №4. Содержание (цель обращения)

В этой части описывается суть обращения. Желательно при этом текст разбивать на короткие абзацы, использовать маркированные списки.

Тем более что технические возможности почтовых сервисов позволяют превратить любой текст в «шоколадку».

Элемент №5. Предупреждение о вложенном файле

Мелочь, но важная. Согласитесь, что получатель письма не обязан высматривать символ скрепки, который обозначает вложенный файл.

Часто происходят ситуации, когда человек попросту не замечает важную презентацию или прайс-лист. Будет досадно, если сделка сорвется из-за такой ерунды.

Поэтому проявите внимание к своему собеседнику и напишите короткую фразу «к этому письму я прилагаю файл», ведь это совсем не сложно.

Элемент №6. Просьба об обратной связи

Это также важный блок в деловой переписке. Его можно сравнить с призывом к действию в продающем тексте. Скажите прямо получателю, каких действий вы от него ожидаете после прочтения письма.

«Позвоните по телефону 321-456, и я с радостью отвечу на все Ваши вопросы».

«Ждем Ваших комментариев».

«Подтвердите, пожалуйста, получение e-mail».

Последняя фраза крайне важна, когда в переписке обсуждаются принципиальные вопросы: согласовывается бюджет, календарный план или стратегия сотрудничества. Всегда стоит помнить о том, что иногда письма попадают в спам или удаляются в спешке.

Этой фразой вы застрахуете себя от подобных неприятностей.

Элемент №7. Прощание

И снова приходится говорить о банальностях. Все потому, что многие бизнесмены недооценивают важность обычного уважительного общения.

Написать электронное письмо без прощания – все равно что в разгар переговоров встать из-за стола и молча уйти.

Элемент №8. Личная подпись с указанием контактов

Здесь речь пойдет о той самой автоматической подписи, которую можно настроить в любом почтовом сервисе. Давайте подумаем, какую информацию стоит указывать в этой части письма:

имя, фамилию, должность (если эта информация уже есть в «шапке», то в подписи можно ее пропустить);

название компании;

слоган или УТП;

рабочий телефон;

ссылка на сайт;

ссылка на страницы в социальных сетях.

Эта информация сделает вас доступней для заказчика. И если он присоединится к вам в соцсетях – это будет прекрасной возможностью продолжить ваши деловые отношения.

Майкл Хайятт в своей легендарной книге «Платформа» уделяет особое внимание подписи в е-мэйле. И кроме вышеперечисленных моментов он предлагает добавить еще такую фразу: «Данный электронный адрес конфиденциален, так же как адреса блога и страниц в соцсетях, если только мы специально не договоримся об обратном» .

Друзья, надеемся, что эти советы будут для вас полезными. Начинайте формировать свой бренд с малого, но такого важного элемента, – электронного письма.

Кстати, вам приходилось иметь дело с неопрятными е-mail? Как этот факт отразился на дальнейшей коммуникации с отправителем?

Довольно трудно систематически получать полезную обратную связь по дизайнерским работам. Эта статья предлагает методы, позволяющие максимально эффективно решать вопросы, чтобы вы могли совершенствоваться как дизайнер.

«О, это отлично!»

«Мне это нравится. Это выглядит мило. Хорошие цвета, чувак… Мне нужно вернуться к работе»

Спорим, вы слышали такие отзывы раньше. Не очень полезно, правда? То, что вы на самом деле хотели бы, это точную и эффективную обратную связь, чтобы вы могли улучшить свою дизайнерскую работу, а не расплывчатые комментарии.

Если вы когда-либо обращались к другу или коллеге за отзывом о дизайне, это, скорее всего, ответы, которые вы получили, возможно, в сочетании с застенчивой улыбкой и неловкостью, так как они старались не причинять вреда вашим чувствам.

Нет. Как мы видим, обратная связь очень важна. И есть правильный способ попросить обратную связь, чтобы вы получали хорошие соображения от всех - каждый раз, когда вы спрашиваете. Мы собираемся изучить их в этой статье.

Почему обратная связь настолько важна?

Когда все сделано правильно, получение обратной связи является самой ценной частью любого дизайнерского процесса. Неважно, насколько опытен дизайнер. Без отзывов от других людей вы не можете быть уверены, что ваша работа будет оценена и понята кем угодно, кроме вас. В мире насчитывается около трех миллиардов человек с подключением к Интернету, каждый из которых имеет совершенно другой набор опыта, предубеждений и предпочтений. Попытка создать что-либо в изоляции, наверное, безумие.

Другие люди также предоставляют информацию, которая никогда бы не пришла вам в голову, благодаря их уникальному набору опыта и навыков. Извлеките пользу из этого разнообразия и используйте его в своих интересах.

В частности, для дизайна веб-сайта вторая пара глаз помогает гарантировать, что:

1) дизайн визуально приятен для разных вкусов

2) намерения дизайнера ясны

Как просить об обратной связи?

Часто, когда мы получаем обобщенную обратную связь, мы обвиняем человека, которого спросили. Но ошибка заключается в нас самих, а не в них. Однако эта ошибка естественна: связь сложных вопросов и ответов - это не умение, с которым мы рождаемся.

Именно поэтому нам нужны социальные хаки. Нам нужны трюки, чтобы освоить процесс коммуникации.

Важнейшим аспектом получения содержательной и действенной обратной связи является создание среды, в которой человек, которого вы просите об обратной связи, чувствовал себя максимально удобно. Стресс и беспокойство разрушают нашу способность мыслить ясно и критически, а страх оскорбить других мешает нам говорить то, что мы действительно думаем.

Чтобы создать атмосферу комфорта, ниже мы расскажем, что необходимо сделать:

Известите об этом людей преждевременно и дайте достаточно времени для просмотра вашей работы. Никогда не удивляйте кого-то своей просьбой или не ставьте перед фактом. Если вы это сделаете, обратная связь, которую вы получите, будет поспешной и поверхностной.
Скажите человеку, чего именно вы ждете от него. Если люди знают, какую обратную связь вы хотите, тогда они могут ответить соответственно. Свободное направление не всегда отличная идея: люди нуждаются в ограниченном фокусе, чтобы сделать все, как надо.
Ограничьте их варианты. Намного легче принять решение между двумя вариантами, чем с неопределенным диапазоном.
Будьте осведомлены о том, как они подают обратную связь и что они не говорят. Вы можете раскрыть мысли, которые они могут не знать, как выразить.

Давайте чуть подробнее расскажем о каждом из пунктов.

Сообщите тип обратной связи

Когда кто-то просит просмотреть, отредактировать или критиковать что-либо, у меня всегда есть много вопросов, Какова цель, по которой вы просите отзыв? Вы хотите, чтобы я похвалила? Или вы хотите, чтобы я дала подробную, неконфликтную, но конструктивную критику даже о самых тонких деталях?

Если кто-то попросит меня пересмотреть свое сочинение для школы, мне нужно знать, хочет ли он, чтобы я просто искала орфографические ошибки или дала критическую оценку работы. То же самое касается дизайна. Дизайны могут быть подвергнуты критике по десятку факторов, и у большинства людей нет опыта, чтобы отличить один фактор от следующего.

Если вы не проинструктируете людей о том, что именно вы ждете от обратной связи, они будут находиться на безопасной стороне, и это не будет особенно полезно. Трюк заключается в том, чтобы попросить разных людей критиковать различные части вашего дизайна, а затем объединить все их ответы.

Дайте людям время

Представьте, что вы на встрече. Вас окружают другие дизайнеры, менеджеры и другие заинтересованные стороны. Как и большинство людей на собрании, ваши мысли блуждают где-то в другом пространстве. Но вдруг менеджер указывает на вас и просит рассказать о вашем последнем проекте.

Вы превращаетесь в лед. Ошеломленный и неподготовленный. Вы спотыкаетесь на каждом слове, которые вы надеетесь, имеют смысл. Но, в конечном счете, вы испытываете стресс, и не можете мыслить ясно.

Вас застали врасплох, поэтому вы пытаетесь придумать что-то проницательное, чтобы слова казались полезными и умными. Но это требует времени и истинных мыслей.

Итак, дай людям время подумать и ответить. Чтобы получить действительно внимательный ответ, дайте им работу заранее и попросите их взглянуть на нее перед обсуждением в ближайшем, но респектабельном будущем. Возможно, позже в тот же день, но не через 5 минут. Подумайте о том, чтобы попросить их сделать заметки о своих самых насущных мыслях и рассмотреть конкретные вопросы, которые вы отправляете вместе с вашими проектами.

Ограничьте варианты

Когда вы находитесь в офисе окулиста, они сравнивают эффективность различных линз. Помните, что вы всегда сравниваете только две линзы за раз? Для этого есть веская причина.

Представьте, если бы вам дали двадцать линз и попросили бы выбрать лучшую, или расставить их в порядке от лучшего до худшего. Да, это намного сложнее. Ваша память не так хороша. И не ваше восприятие.

Когда есть только два варианта, гораздо проще сказать, какой из них лучше.

Вопрос «Как вы думаете, этот цвет лучше?», приводит к «Хм, ну, я не совсем уверен… их несколько миллионов». Избегайте этого. Вместо этого попробуйте спросить: «Это выглядит лучше в этом красном или в этом красном?» или «Лучше с выравниванием по центру или по левому краю?». Затем продолжайте повторять свои вопросы до тех пор, пока у вашего друга будет терпение чтобы задумчиво отвечать.

О да. Удостоверьтесь, что у вас есть терпеливые друзья. Удачи вам в этом!

Спросите их, что не нравится

В одном интервью Илон Маск, генеральный директор Tesla и SpaceX, говорил о большей важности получения отрицательной обратной связи - спрашивать людей, что они ненавидят, а не то, что они любят. Чтобы максимально использовать этот процесс, необходимо создать среду, в которой другой человек чувствует себя достаточно удобно, чтобы открыто критиковать ваш дизайн. Это подводит нас к следующему:

Принимайте обратную связь изящно

Самый важный шаг в получении ценной обратной связи - оттачивать вашу способность получать конструктивную критику. С настоящей улыбкой. Вместо того чтобы чувствовать себя оскорбленным или смущенным, будьте благодарны за то, что люди обнаружили и обратили ваше внимание на эти недостатки. Они тратят свою энергию ради вашей собственной выгоды. Если вы пассивно агрессивны или просто мертвецки молчаливый в ответ, вы оказываетесь контрпродуктивным.

Кроме того, учтите следующее: для вашего эго и вашей карьеры намного лучше открыто критика друга, прежде чем вы позже услышите ее от клиента! Прислушивайтесь к своим друзьям и при необходимости учитывайте их отзывы.

Сначала будет трудно не реагировать отрицательно на каждую маленькую придирку. Я обещаю вам, что со временем и практикой станет легче. Вы должны отделиться от своей работы: критика работы - это не критика ваших способностей. Она указывает, что можно улучшить, потому что остальное и так хорошо.

Обратите внимание на то, как люди говорят, и что они не говорят

Многим очень трудно выразить себя. Кроме того, люди не хотят казаться невежественными, и они не хотят оскорблять вас. Все это проявляется в том, что люди не говорят. Иными словами, раскрывается в том, как люди выражают свои мысли.

Возможно, вы заметили, что ваш друг что-то заметил, но молчите. Или начнет что-то говорить, а затем отступит. Все это признаки упущенных возможностей для конструктивной обратной связи. У этого человека есть что-то потенциально супер полезное сказать, но он не может. Сделайте так, чтобы он критиковал вас. Чтобы сделать это, начните с критики своей собственной работы в беззаботной манере, чтобы он узнал, что вы не думаете, что вы и ваша работа всегда являются воплощением совершенства. Затем вежливо убедите его, что вы особенно хотите услышать отрицательный отзыв и спросите снова.

Двигайтесь вперед

Получение обратной связи ценно для получения разнообразных перспектив и мнений по вашим проектам и обнаружения недостатков, к которым привыкли ваши глаза. Однако чтобы максимизировать выгоду, получаемую вами от обратной связи, важно создать среду, в которой человеку, дающему критику, будет комфортно это делать.

В статье речь пойдет не о технологии создания кода формы, а о разработки логики ее взаимодействия с посетителем сайта, повышения количества их активных действий.

Редко можно встретить сайт, в котором нет . Но как часто посетители сайта отправляют что-либо через эту форму владельца сайта? Будем честные - очень и очень редко. А почему? Правильный ответ - эти формы не соответствуют представлениям пользователя о общении.

Как правильно сделать форму обратной связи удобной для посетителей

Так уж сложилось, что многие владельцы сайтов отдают построение логики на откуп разработчикам сайтов. Как результат, эти формы имеют приблизительно такой вид:

Если не подходить слишком критически, то как бы все выглядит довольно неплохо. Посетитель может заполнить форму и отправить свое сообщение к его владельцам. Более того (о счастье:)), он даже может направить копию такого сообщения себе лично.

Но давайте себя поставим на место самого посетителя. Более того - заставим себя вспомнить когда же мы последний раз заполняли такую форму сами? Не припоминаете? А почему вы думаете, что другие посетители делают гораздо чаще?

Зачем мы отдельно спрашиваем у посетителя тему сообщения и текст сообщения? Ведь он просто хочет задать краткий вопрос. Мы ждем от посетителя номер телефона, но только как он должен об этом догадаться?

Как же должна выглядеть форма обратной связи на сайте

Минимализм, минимализм, минимализм - вот основной девиз для . Посетитель сайта, который только зашел на него, в большинстве своем относится к так называемым "холодным контактам". У него еще нет никакого уровня доверия ни к сайту, ни к его владельцу. Поэтому что-либо заполнять, писать, заполнять он готов только «под угрозой расстрела».

Именно поэтому сама по себе форма обратной связи должна быть сконструирована так, что бы убеждала посетителя, что вы реально с ним хотите пообщаться. Он должен поверить, что вы готовы помочь решить его проблему. Именно поэтому форма обратной связи должна удовлетворять следующим условиям:

Форма обратной связи должна располагаться в хорошем просматриваемом месте на сайте и на большинстве страниц, которые могут посещать посетители
Используйте минимум необходимых полей, что бы начать диалог с посетителем вашего сайта.
Не мучайте посетителя всякими капчами и другими сложными методами верификации.

Слева на изображении приведен пример формы обратной связи, которая разработана для боковой панели сайта. Форма ориентирована на клиентов, которые предпочитают общаться по телефону, поэтому только имя и телефон являются обязательными полями.

Верификация пользователей выполнена тоже очень просто - ему только необходимо поставить отметку, что он не робот. На самом деле внутренний алгоритм верификации что отравитель запроса не робот гораздо сложнее. Там отслеживается и получение фокуса в различных полях при заполнении, нажатия на клавиши при вводе дополнительной информации, проход мышки над флажком. Но для посетителя все выглядит очень просто - он должен только поставить отметку, что он не робот, и все.

Не надо выделять всю форму особым дизайном или яркими графическими элементами. Это будет отвлекать посетителя от основной информации на странице. Но в то же время, посетитель должен иметь возможность заметить ее даже беглым взглядом. Для этого просто выделить заголовок формы и кнопку отправки. В нашем случае это сделано увеличенным размером шрифта надписи «Заказать звонок» и синим цветом кнопки «Отправить».

Должна ли форма обратной связи отправлять копию сообщения на e-mail отправителя

Это спорный вопрос и однозначного ответа на него нет. Если особой необходимости в отправке копии сообщения нет, то отправлять не надо. Это избавит вас и ваш сайт от спамеров.

Дело в том что спамеры очень часто используют такие формы для рассылки своих рекламных сообщений. Для этого они просто вводят в поле e-mail не свой почтовый ящик, а тех, кому они собираются рассылать .

Какие еще должны быть поля на форме обратной связи

Чем сложнее форма - тем реже ее заполняют посетители сайта

Ответ очень краток: больше никаких полей не должно быть. Это форма обратной связи, а не форма верификации допуска в секретное хранилище Пентагона. Поэтом не надо насиловать посетителя дополнительными полями. Запомните: чем сложнее форма - тем реже ее заполняют посетители сайта.

Но это не значит, что вы не можете создавать скрытые информационные поля, которые собирают для вас дополнительную информацию. Очень полезным бывает скрытые поля формы «Заголовок страницы» или «URL страницы». В этом случае вы при поступлении вам запроса сразу будете понимать с какой страницы его отправили. Также бывает полезной информация об IP-адресе посетителя, если он относиться к стационарной сети, то можно понять с какого региона ваш посетитель.

Еще можем порекомендовать не просто отправлять данные формы обратной связи вам на почту, а и сохранять их в отдельную таблицу. Спустя год вы соберете очень интересную статистику для вас и вашего бизнеса. Проведя несложный анализ вы сможете увидеть в какие периоды времени чаще всего посетители отправляли свои запросы, как периоды года, так и временны периоды дня. Эта статистика будет очень полезна для построения оптимальных сроков проведения рекламных компаний.

· Igor Zhuravlev

· Igor Zhuravlev, Andrey Kurosh, Alexey Chumachenko, Polina Vafina

· Igor Zhuravlev, Polina Vafina

Вы получили электронное письмо, где в копии стоят несколько адресатов. Что произойдет, если нажать кнопку «Ответить всем»?

· Будет создано письмо, где в поле «Кому» будет указан адрес, с которого Вам пришло исходное письмо

· Будет создано письмо, где в поле «Кому» и «Копия» будут соответственно указаны все адресаты, перечисленные в исходном письме

· Будет создано письмо с пустым полем «Кому»

· Будет создано письмо, где в поле «Копия» будут указаны адресаты, перечисленные в исходном письме

Вы получили письмо с определенного адреса. В поле «Копия» стоит еще несколько адресов. Вы хотите ответить только тому человеку, с адреса которого пришло письмо. Какую кнопку нужно нажать?